Política de Tratamiento de Datos

RAFAEL J. TURBAY S.A.S., persona jurídica identificada con NIT 890.200.722-7, y cuyo domicilio se encuentra ubicado en la Calle 53 # 37-30 de la ciudad de Bucaramanga, Santander, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia; dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, pone en conocimiento a los titulares de los datos personales que sean tratados por la empresa esta política de tratamiento de la información para que conozcan tanto los derechos que le asisten como titular, como los procedimientos y mecanismos para hacerlos efectivos.

Este documento contiene las directrices generales que RAFAEL J. TURBAY S.A.S. tiene en cuenta para tratar los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime. Es un documento que constituye una obligación para todos y cada uno de los funcionarios y/o empleados de RAFAEL J. TURBAY S.A.S., así como para aquellos que, en virtud de la condición de terceros, al relacionarse con RAFAEL J. TURBAY S.A.S., tengan acceso o relación con datos personales tratados por esta, obligación que se entiende aceptada desde el momento en que se establezca cualquier tipo de relaciones jurídicas con la empresa.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Nombre o razón social: RAFAEL J. TURBAY S.A.S
Domicilio: Bucaramanga.
Dirección: Calle 53 # 37-30
Correo electrónico: jefecontabilidad@rjturbay.com
Teléfono: 6300158
Página web: www.rjturbay.com

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

Para el normal desarrollo de la relación comercial y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de ella, RAFAEL J. TURBAY S.A.S. realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo al tipo y forma de recolección de la información personal para los siguientes fines:

- Transmitir información comercial como campañas publicitarias, promociones, y actividades comerciales, a través de correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas y demás canales utilizados para tal fin.

- Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.

- Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la empresa tenga relaciones contractuales o legales.

- Enviar información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de RAFAEL J. TURBAY S.A.S., para sus clientes.

- Hacer contacto telefónico.

- Entregar correspondencia, catálogos y productos.

- Para la expedición de facturas, notas crédito, y demás documentos como soporte de una transacción.

- Atención del trámite de garantías y devolución de productos.

- Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.

- Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.

- Para la prestación de servicios de atención telefónica, gestión de cobranzas, cobro pre jurídico, interposición de denuncios en calidad de víctima, reversión de transacciones en virtud de las normas de protección al consumidor, conciliaciones, contratos de transacción para precaver litigios, trámites legales como tutelas, demandas, trámites administrativos u otros de naturaleza similar. Reportar, procesar, solicitar y divulgar a las Centrales de Información del Sector Financiero que administran la Asociación Bancaria y de entidades financieras de Colombia, o a cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los mismos fines, toda información referente a su comportamiento financiero dentro del contrato que surja entre las Partes.

- La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los Titulares de información personal.

- Recoger, transmitir, transferir, almacenar, procesar, custodiar los datos personales de los Titulares, como responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero, para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado, conforme a las finalidades anteriormente mencionadas, pactando el mantenimiento de la confidencialidad y seguridad.

- Los datos recolectados a través de puntos de seguridad, así como, los datos tomados de los documentos suministrados por el Titular al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de RAFAEL J. TURBAY S.A.S. y todas sus tiendas, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones de RAFAEL J. TURBAY S.A.S., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso judicial o interno.

Para el mejor tratamiento de la información, RAFAEL J. TURBAY S.A.S., cuenta con políticas y procedimientos de seguridad, donde el objetivo principal es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros clientes, terceros y de la empresa.

Todas las medidas de seguridad que ha implementado y gestiona RAFAEL J. TURBAY S.A.S., buscan la protección de la información y la garantía de la dignidad de los Titulares de los datos personales que trata.

3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el Titular sobre los mismos.

Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.

Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

- La autorización debe ser explícita y previa a la recolección de datos o a más tardar, concomitante con ella.

- Se debe informar al Titular expresamente que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, salvo deber legal o contractual, de lo cual se dejará registro.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

- Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

- El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

5. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Cada persona de RAFAEL J. TURBAY S.A.S., deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO RESTRINGIDO: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

- Al Titular del dato.

- A las personas autorizadas por el Titular del dato.

- A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.

6. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

RAFAEL J. TURBAY S.A.S., está comprometida en respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

- Conocer, actualizar y rectificar los datos personales ante la empresa. Este derecho se podrá ejercer cuando se tengan datos inexactos, incompletos, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido. Para garantizar este derecho el titular deberá acreditar su calidad de legitimado.

- Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos, salvo que la ley indique que que dicha autorización no es necesaria.

- Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de la empresa.

- Presentar ante el responsable consultas y reclamos para la protección de sus datos personales o ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley.

- Solicitar la supresión de los datos personales de las bases de datos de la empresa o revocar la autorización concedida. Solicitud que solo será negada cuando subsistan obligaciones legales o contractuales que exijan su conservación.

- Acceder en forma gratuita a sus datos personales conforme a lo indicado en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

- Tener fácil acceso al texto de las políticas de tratamiento de la información adoptado por la empresa.

Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Todos los anteriores deberán acreditar su identidad por medio de mayor garantía que indique el responsable de la información.

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Todas las peticiones, consultas y reclamos serán recibidas en los medios de comunicación indicados en el numeral 1 de este documento en aras de proteger los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización. En algunas ocasiones será necesaria la presentación personal para garantizar la identidad del titular de la información y así evitar que la información personal llegue a terceros.

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Toda solicitud presentada a la empresa deberá contener la identificación completa del titular (nombres completos y documento de identidad), los hechos que motivan la consulta o reclamo en relación a la protección de datos personales, dirección de notificación (física y electrónica) para poder dar respuesta a la solicitud y si se está haciendo una reclamación aportar los documentos que la soporten. En el evento en que estos requisitos no se cumplan en debida forma la empresa solicitará por una sola vez que dentro de los cinco (5) días siguientes subsane las fallas; si el reclamante no presenta el documento corregido o aportando los documentos que se soliciten se entenderá que ha desistido de su solicitud.

El término que dispone la empresa para dar respuesta a las consultas será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud y quince (15) días hábiles para resolver los reclamos, contados también a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro del término, la empresa informará al solicitante los motivos de la demora e indicará el nuevo plazo para dar respuesta.

9. VIGENCIA.

RAFAEL J. TURBAY S.A.S. cuando actúe como responsable, conservará en su base de datos, los datos personales que hayan sido recolectados, mientras siga desarrollando las actividades comerciales que constituyen su objeto social.

En tratándose de la calidad de Encargado, la vigencia de los datos personales bajo su tratamiento, estará determinada por las indicaciones que al efecto le señale el correspondiente Responsable.

Lo expresado en los párrafos anteriores, se tendrá siempre en cuenta sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular o de orden legal, administrativa o judicial que ordene la supresión de los mismos.

Esta política de tratamiento de la información entrará en vigencia a partir del primero de junio de dos mil diecisiete y cualquier modificación sustancial a esta será informada oportunamente a través de los medios idóneos a los titulares antes de implementar las nuevas políticas.